Medewerker Reserveringen (Interne vacature)

Hoe ziet je dag eruit?

Je dag begint met het ordenen van alle aanvragen die binnenkomen voor HGP en Danel. Deze aanvragen komen binnen via e-mail, maar ook via ons nieuwe online reserveringssysteem Mice. Op basis van de aanvraag kijk je of er beschikbaarheid is bij de gewenste locatie en stel je een offerte op. Dit doe je in overleg met de bedrijfsmanagers en/of de keuken. Samen stem je af wat er mogelijk is en probeer je zo veel mogelijk tegemoet te komen aan de wensen van de gast. Denk hierbij aan het organiseren van evenementen zoals een pubquiz, cocktailworkshop, grote walking dinners, maar ook kleinere vergaderingen en bijeenkomsten. Daarnaast bestaat een groot deel van de functie uit het onderhouden van warm contact met de klant om de reservering af te ronden. Het is belangrijk dat alle informatie over de reservering tijdig binnen is. Veel collega’s zijn immers afhankelijk van de informatie die jij verstrekt, zoals menukeuzes voor de keuken en factuurgegevens voor de vloer en de financiële afdeling.

Ook is het belangrijk dat de drukte tussen HGP en Danel goed verdeeld wordt. Hierin speel je een belangrijke rol, bijvoorbeeld door groepen bij Danel te plaatsen zodat er bij HGP weer ruimte ontstaat voor extra dinerreserveringen. Je werkt op kantoor op verdieping 1 en bent een aanspreekpunt voor de organisatie. Collega’s komen regelmatig bij je langs om interne meetings te bespreken of om te informeren naar mogelijkheden voor bijvoorbeeld een borrel of diner. Je werkt nauw samen met Zara, die drie dagen per week aanwezig is. Samen zorgen jullie voor een goede bezetting op kantoor en de juiste bezetting in de restaurants. 

Werkzaamheden

• Overzicht houden over alle reserveringen die binnenkomen bij onze reserveringsplatforms Zenchef en Mice.
• Wijzigingen bestaande reserveringen verwerken.
• Offerte opstellen voor groepen die komen lunchen, borrelen, dineren, vergaderen, feesten..
• Reacties geven op reviews van gasten en deze doornemen met de outlets
• Interne aanvragen van producenten, programmeurs, directie veerwerken
• Telefonisch vragen beantwoorden van gasten en bedrijven.
• Aanvragen van vaste partners zoals eventbureau’s verwerken.
• Verzoeken partnerships, fondsleden, samenwerkingen etc. verwerken.
• Overige verzoeken, klachten, complimenten en algemene vragen over HGP of Danel beantwoorden.
• Afstemmen groepsreserveringen met management van de outlets en de chef-koks.

JIJ

• Je werkt veel met de computer, je moet goed om kunnen gaan met Microsoft Office en Outlook
• Je werkt secuur en vlot (er kan veel op je af komen) 
• Je werkt slim en efficiënt, het loont om de tijd te nemen en na te denken over hoe je het werk het beste kunt organiseren. 
• Je bent communicatief vaardig. Belangrijk onderdeel van je werk: het managen van de verwachtingen van gasten, bedrijven, managers, de keuken en interne stakeholders. Iedereen wil wat van je ;) 

WIJ

We bieden een tijdelijk functie van 1 augustus 2025 t/m 10 november 2025 voor 32 of 38 uur per week. De functie is ingeschaald in schaal 5 van het loongebouw van TivoliVredenburg Horeca (afhankelijk van je ervaring tussen 2443,- en 2800,- bruto voor fulltime). 

Lijkt het je een leuke functie? Stuur je motivatie naar rutger.van.der.meer@tivolivredenburg.nl 

Vragen? Bel of app Rutger van der Meer (06-29548243)